Große Probleme kommen häufig mit großem Lärm daher. Doch viel gefährlicher sind die großen Probleme, die sich unbeachtet in die Realität einschleichen, so die neuen GoBD und die steuerliche Digitalisierung:
Schon seit jeher gibt es den gesetzlichen Rahmen, bei den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gewisse Vorgaben zu beachten. Bislang hat die Finanzverwaltung diese Themen allerdings nicht sehr ernsthaft aufgegriffen. Die Zeiten sind aber nun vorbei:
Grundsätze ordnungsgemäßer Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
Seit 2015 und unter dem Eindruck der voranschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmer (auch Freiberufler, wie z.B. Ärzte) folgende Punkte unbedingt beachten, um ihre Datenverarbeitungssysteme und ihre Finanzbuchhaltung „steuerfest“ zu machen:
– Bargeldgeschäfte sind täglich in einem Kassenbuch oder -system zu erfassen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Erfassung nicht änderbar ist, weswegen Aufzeichnungen in Excel nicht ausreichen.
– Belege sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen, was bedeutet, dass sie beispielsweise in Grundbüchern chronologisch geordnet und erfasst werden. Gebucht werden müssen die Belege dann noch nicht. Die Finanzverwaltung akzeptiert, dass die Verbuchung und Festschreibung erst bis Ende des Folgemonats erfolgt (was wiederum eine kürzere Frist ist, als sie umsatzsteuerlich mit der Dauerfristverlängerung zu erreichen ist!). Es bleibt abzuwarten, ob die Finanzverwaltung diesbezüglich Ernst macht, oder ob sie die Beibehaltung des Rhythmusses zur Dauerfristverlängerung als ordnungsgemäß akzeptiert.
– Die Festschreibung der Buchhaltung innerhalb der vorgenannten Frist ist unbedingte Voraussetzung. Das Offenhalten von Buchhaltungen, wie häufig in Konzernstrukturen auf Grund interner Abstimmungen, ist damit nicht mehr steuerfest.
– Alle Datenverarbeitungssysteme, die steuerrelevante Daten verarbeiten, müssen manipulationssicher und unveränderbar in der Aufzeichnung sowie kontrollier- und auswertbar sein, was unbedingt mit den Herstellern der Software abzustimmen und von diesen zu garantieren ist.
– Zu allen steuerrelevanten Arbeitsprozessen, wie z.B. Rechnungswegen, Belegerfassung, Zahlungslauf, Warenwirtschaftssystem etc., sind Verfahrensdokumentationen im Unternehmen anzulegen, die schriftlich festhalten, wie die Prozesse im Unternehmen gesteuert sind, wer Verantwortlichkeiten hat und – gegebenenfalls – welches Risikomanagementsystem installiert ist. Man darf allerdings davon ausgehen, dass hier die Komplexität der Abläufe den Rahmen für die Intensität der Dokumentation vorgibt. Keine Dokumentation zu haben, ist allerdings hoch riskant.
– Kassensysteme sind auf den aktuellsten Stand zu bringen. Offene Kassen sind weiter erlaubt, erfordern aber eine taggenaue Abrechnung (am besten auch mit Zählbeleg zwecks Abgleich mit der Kassenführung); elektronische Kassen, die zertifiziert sein müssen, müssen in der Lage sein, die Zahlvorgänge in einem Speicher als Einzeldaten bereitzuhalten und auslesbar zu machen. Selbstverständlich gilt auch hier, dass Manipulationen ausgeschlossen sein müssen (Garantie des Herstellers angeraten!); bei PC-gestützten Kassen muss sichergestellt sein, dass die Systeme von der Finanzverwaltung anerkannt sind (Zertifizierung) und die Erfassung innerhalb der Buchhaltung unmittelbar und fälschungssicher erfolgt (Garantie des Herstellers angeraten!).
Verletzung der GoBD
Ist die Sorge der Steuerpflichtigen vor einer damit einhergehenden verschärften Beobachtung gerechtfertigt?
Nach unserer Einschätzung ist dies der Fall, da die Finanzverwaltung berechtigt ist, elektronische Daten vom Steuerpflichtigen abzurufen, und damit ihre Prüfprozesse deutlich vereinfacht werden können. Die Finanzverwaltung hält ihre Prüfer derzeit an, auf die Themen der GoBD zu achten. Der formelle Verstoß gegen die Vorschriften der GoBD (siehe oben) kann alleine schon ausreichen, um zumindest in die Diskussion um die Verwerfung der Buchhaltung eintreten zu müssen. Zwar signalisiert die Finanzverwaltung in Rheinland-Pfalz, dass zusätzlich zu formellen Verstößen (die auch graduell bewertet werden müssen, das heißt, das Fehlen von zwei bis drei Tagesendsummenbons in der Kasse ist anders zu werten, als eine über Jahre fehlerhaft geführte Kasse) noch weitere, den Verdacht von nicht ordnungsgemäß erklärten Einkünften hervorrufenden Tatsachen hinzukommen müssen. Dies dürfte auch die Auffassung auf Bundesebene sein, worauf sich der Steuerpflichtige aber nicht verlassen sollte, da letztlich die Regularien rein formal und streng sind.
Es ist also jedem Steuerpflichtigen zu raten, sich intensiv mit der Thematik auseinanderzusetzen und sein Unternehmen auch steuerlich in die Welt „digital 4.0“ einzuführen.