Da bekanntlich das Recht auf Vorsteuerabzug nur dann ausgeübt werden kann, wenn der Steuerpflichtige im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist, weiß jeder Unternehmer und jedes Unternehmen, wie wichtig die ordnungsgemäße Aufbewahrung dieser Dokumente ist. Trotz aller Sorgfalt kann es in Einzelfällen dennoch nicht immer ausgeschlossen werden, dass einzelne Rechnungen oder – wie etwa im Falle eines Brandes – sämtliche papierenen Buchhaltungsunterlagen abhandenkommen oder vernichtet werden. Die Bedeutung von Fotokopien zum Erhalt der Vorsteuerabzugsberechtigung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, wie eine vor kurzem ergangene Entscheidung des BFH deutlich macht:
Sollte im Falle des Totalverlustes einer oder mehrerer Rechnungen das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, so muss der Unternehmer im Falle eines Rechtsstreits nicht nur darlegen und beweisen, dass ihm Zeitpunkt der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs Original-Rechnungen anderer Unternehmer mit gesondertem Steuerausweis vorlagen, sondern unter Umständen – wie in dem vom BFH entschiedenen Fall – auch, dass die übrigen Voraussetzungen für die Entstehung des Rechts auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG vorgelegen haben. Hierzu gehören Angaben über den tatsächlichen Leistungsbezug für das Unternehmen. Die von dem Unternehmer hierfür zu benennenden Zeugen müssen allerdings aus eigener Wahrnehmung bestätigen können, dass ein Leistungsbezug des Unternehmers stattgefunden hat und dass dem Unternehmer zum Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs Original-Rechnungen vorlagen! Es genügt nicht, wenn lediglich in pauschaler und unbestimmter Weise behauptet wird, die angegebenen Zeugen könnten aussagen, dass für alle Lieferungen und Leistungen des Anlage- und Umlaufvermögens entsprechende Rechnungen im Original vorgelegen hätten, da dann die Bezugnahme auf die einzelne konkrete Tatsache, zu denen sich die Zeugen äußern sollen, fehlt. Stattdessen erfordert die hinreichende Substantiierung, dass sich die Zeugenaussage auf das Vorliegen der Original-Rechnung für eine konkret bezeichnete Eingangsleistung bezieht. Solchen Vortrag und Zeugenbeweis wird aber wohl nur der erbringen können, der von jeder Rechnung eine Kopie gefertigt hat, aus der auch hervorgeht, wer die Eingangsleistung entgegengenommen hat. Als Zeugen sind deshalb nicht nur der sachbearbeitende Buchhalter, sondern auch der Wareneingangs-Kontrolleur bzw. derjenige, der die in Rechnung gestellte Dienstleistung in Anspruch genommen hat, zu benennen.
Der BFH hat hier noch einmal seine Rechtsprechung bestätigt, dass im Regelfall nicht ausreichend ist, die Kopie eines Vorsteuerkontos aus der Buchführung vorzulegen.