Der Erfolg eines Unternehmens hängt in der Regel davon ab, einen funktionierenden Unternehmensorganismus zu haben, bei dem die Mitarbeiter eine ganz besondere Schlüsselrolle spielen. Motivierte Mitarbeiter sind in der Lage, operative Prozesse möglichst effizient aufzubauen, für Qualitätssicherung zu sorgen und Kundenzufriedenheit herzustellen. Neben monetären Anreizen gilt es als Arbeitgeber, den Arbeitnehmern einen angenehmen Arbeitsplatz zu verschaffen und den inneren Austausch der Mitarbeiter untereinander zu fördern. Denn nur wo gute Kommunikation stattfindet, kann ein gesunder Personalstamm zusammenwachsen. Betriebsfeiern stellen einen möglichen Baustein für eine solche Personalentwicklungsstrategie dar und liegen damit stets im ureigenen Interesse des Unternehmens.
Steuerliche Anerkennungsgrenzen
Allerdings ist der Steuergesetzgeber hier offensichtlich deutlich restriktiver. Vermutlich nicht zuletzt durch verschiedene Ausartungen von Betriebsfeiern, die einem aus der Presse noch in Erinnerung sind, ist der Gesetzgeber der Auffassung, dass eine Betriebsfeier maximal zwei Mal im Jahr stattfinden darf und im Übrigen je Feier maximal ein Betrag in Höhe von 110,00 EUR pro Mitarbeiter ausgegeben werden darf. Auch wenn man sich über den Eingriff des Gesetzgebers in unternehmerische Entscheidungen ärgern kann, muss man sich dennoch mit den Gegebenheiten auseinandersetzen:
Zu berücksichtigende Kosten
Zum einen ist festzustellen, dass in der Grenze des Höchstbetrages sämtliche Kosten zu berücksichtigen sind. Das bedeutet, dass auch allgemeine Kosten, wie die Beförderung zu einer Betriebsfeier, aber auch die Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten einzubeziehen sind, wie freilich auch Kost, Logis und Unterhaltung. Allenfalls solche Fahrtkosten von Mitarbeitern, die beispielsweise zur Firmenzentrale anreisen müssen, bleiben Reisekosten.
Bei der Berechnung der Höchstbetragsgrenze ist die tatsächliche Teilnehmerzahl maßgeblich, die bestenfalls auch dokumentiert sein sollte. Dass die Planungen gegebenenfalls auch Kosten umfasst für Mitarbeiter, die letztlich krank geworden sind oder aus anderen Gründen fehlen, bleibt – ungerechterweise – außer Betracht.
Ebenso ist zu berücksichtigen, dass eine Begleitung der Mitarbeiter durch Ehepartner die Teilnehmerzahl zur Berechnung der Höchstgrenze nicht erhöht, folglich die Eheleute gemeinsam maximal eine Kostenzuwendung in Höhe von 110,00 EUR erhalten dürfen, um innerhalb der Grenzen zu bleiben.
Aber was ist die Folge, wenn der Grenzbetrag überschritten wird:
Zum einen führt dies dazu, sollte der Mitarbeiter keinen Ausgleich für den überschießenden Betrag leisten müssen, dass der überschießende Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Im Übrigen bleibt er allerdings in Gesamtheit ertragsteuerlich abzugsfähig.
Umsatzsteuerlich führt allerdings die Überschreitung der Grenze dazu, dass der Vorsteuerabzug für die gesamten Kosten entfällt. Der hierdurch entstehende Fallbeil-Effekt ist besonders schmerzhaft für das Unternehmen, weil die Vorsteuer nicht nur nicht gezogen, sondern zugleich auch nicht abzugsfähige Betriebsausgabe ist.
Ein Gutes hat die Regelung allerdings: Reizt man den Gesamtbetrag von 110,00 EUR pro Mitarbeiter nicht aus, kann der Restbetrag für Sachgeschenke für die Mitarbeiter verwendet werden: Denn solche Geschenke im Rahmen einer Betriebsfeier zählen ebenfalls zu den Kosten der Betriebsfeier selbst, und sind damit im Rahmen der Grenze von 110,00 EUR – unabhängig von der Sachbezugsgrenze von 44,00 EUR pro Mitarbeiter und Jahr und auch über 60,00 EUR hinaus – zulässig.